Llegó el verano, el buen tiempo, y con todo empieza la época clave de festivales, ferias, celebraciones… Aunque los meses de sol son los preferidos para organizar eventos, sobre todo al aire libre, la planificación y organización empieza mucho antes y hay varias cuestiones a tener en cuenta para cumplir con los puntos planteados desde un inicio y con el fin de conseguir los objetivos esperados.
Pasos para planificar un evento
- Hacer una lista de verificación
- Desarrollar un presupuesto
- Instalaciones y horarios
- Definir un maestro de ceremonias, conferenciantes, colaboradores
- Logística
- Plan de publicidad / marketing
- Posibles patrocinios
La comunicación de un evento
La inversión en publicidad y marketing son claves para el triunfo de un evento. Para que tu evento triunfe hay que…
- Saber cómo promocionar el evento.
- Conocer los receptores y cómo llegar a ellos.
- Tipo de mensajes a difundir antes, durante y después del evento.
- Canales de emisión: planificación de medios, saber escoger correctamente los emisores.
El clipping para eventos
El clipping o el media monitoring nos proporciona información muy útil para organizar un evento, medir el impacto de las acciones en comunicación y marketing que se están llevando a cabo y también de la repercusión mediática y social del evento en cuestión antes, durante y después de su celebración.
En Pressclipping se ofrece la posibilidad de realizar seguimientos de forma eventual o puntual, sea de la cobertura que sea. El clipping permite recoger la información que se está emitiendo en relación al evento desde el momento en que se empiezan a enviar las primeras notas de prensa, se celebran ruedas de prensa, así como del acto en cuestión y del feedback de los asistentes a posteriori.
Además, las noticias se pueden incluir con los datos de valoración de las noticias que informan del impacto económico de cada aparición, así como audiencia, relevancia…y permiten generar análisis de la presencia de la marca, evento, festival…durante los días o meses de interés.
Con el clipping eventual podemos extraer información de:
- ¿Qué medios han sido los mejores portavoces de mi proyecto?
- ¿Se ha escogido una buena cobertura de medios?
- Se ha realizado un buen trabajo previo de publicidad, comunicación y marketing?
- ¿Han sido efectivas las diferentes acciones: notas de prensa, comunicados, ruedas de prensa…?
- ¿Se han escogido correctamente las fechas, lugar y lista de invitados?
- ¿El evento ha tenido una repercusión positiva, neutra o negativa en comparación a otras ediciones?
En conclusión, el clipping o la monitorización de noticias nos resuelven múltiples cuestiones del campo de la organización de eventos. El clipping nos ayuda a que las decisiones que se toman cada vez estén más fundamentadas. Te permite ser más eficiente, resolutivo y a su vez, exitoso con los diferentes proyectos.